Aplica las buenas prácticas para la atención al cliente vía telefónica

Atender a un cliente por teléfono parece sencillo. Escuchas, respondes y terminas la llamada. ¿Qué tan complicado podría ser? Pues tiene su reto. Porque por teléfono no ves expresiones, movimientos, posturas ni reacciones. Y el cliente tampoco puede verte a ti.

Eso significa que ambos interpretan lo que sucede mediante las palabras, el tono de voz y los silencios. Y cuando falta información, la mente la completa (su mente o tu mente). Es así que un silencio puede parecer desinterés, una respuesta demasiado breve puede sonar a impaciencia, y una explicación rápida puede sentirse como una forma elegante de quitarte al cliente de encima.

Por eso, atender bien por teléfono no consiste únicamente en ser amable. La amabilidad ayuda, pero no resuelve el problema. Puedes tener una voz encantadora y aún así ofrecer una atención terrible. Porque el cliente no llamó para escuchar palabras bonitas; llamó porque necesita información, una solución, una aclaración o una respuesta que le permita decidir qué hacer.

En esta clase vemos las buenas prácticas para conducir una llamada desde el primer contacto. También vemos cómo administrar los silencios y las esperas. Porque muchas veces el problema no es poner al cliente en espera mientras investigas la respuesta. El problema es hacerlo sin decirle por qué, cuánto puede tardar o por qué debe esperar.

¿Existen frases mágicas que funcionan en todas las llamadas para que el cliente se quede contento? Pues no. Un guion puede darte estructura, pero también puede hacer que suenes mecánico. Necesitas un guion, pero no necesitas leerlo tal cual. El objetivo no es memorizar mensajes, sino comprender qué necesita la conversación en cada momento. Esta clase te servirá si atiendes pedidos, reclamaciones, dudas o seguimientos por teléfono.

Por cierto, esta clase está basada en el estándar de competencia laboral EC0784, titulado “Atención al cliente vía telefónica”, del Sistema Nacional de Competencias Laborales.