Cuando conocemos bien un tema, es fácil pensar que una buena explicación debe incluir todos los antecedentes, datos y detalles que tenemos disponibles. El problema es que una explicación puede estar llena de información correcta y, aun así, resultar difícil de seguir. Lo que falla no necesariamente es el contenido, sino la selección.
En una situación de trabajo, la otra persona rara vez necesita reconstruir todo el proceso que nosotros vivimos. Puede necesitar entender qué está ocurriendo, por qué importa o qué situación tiene enfrente, pero eso no significa que requiera cada dato que forma parte de la historia. Si incluimos información secundaria sin distinguirla de la necesaria, trasladamos al receptor una tarea que deberíamos haber resuelto antes: separar lo importante de lo accesorio.
Esto se vuelve especialmente evidente en reuniones, correos, reportes o explicaciones de problemas. Una persona puede salir con muchos datos en la cabeza y, al mismo tiempo, sin una comprensión suficientemente clara de la situación. Además, el exceso de información puede alargar la conversación, desviar preguntas hacia asuntos secundarios o retrasar una decisión porque todavía no queda claro qué merece atención.
Por eso conviene cambiar la pregunta. En lugar de partir de “¿qué información tengo?”, resulta más útil pensar “¿qué información necesita esta persona para entender lo que está pasando?”. Ese cambio obliga a valorar cada dato por la función que cumple dentro de la explicación.
Una forma sencilla de reconocer información indispensable consiste en imaginar qué ocurre si la retiramos. Si al quitarla la situación deja de entenderse o puede interpretarse de manera equivocada, probablemente debe permanecer. Si la explicación conserva el mismo sentido, quizá ese elemento puede reducirse, reservarse para una pregunta posterior o quedar fuera.
Explicar con claridad no significa decir poco por sistema. Significa incluir lo suficiente para que la otra persona comprenda bien, sin obligarla a filtrar por su cuenta todo lo que sabemos.
Desarrolla esta habilidad de comunicación con la clase: